A Associação Paulista dos Amigos da Arte, Organização Social de Cultura – Associação Civil sem Fins Lucrativos, inscrita no CNPJ/MF sob o nº 06.196.001/0001-30, informa que entre os dias 16 de fevereiro e 25 de fevereiro de 2022, receberá propostas para contratação de empresa especializada em gestão de arquivo, no município de São Paulo.
Sendo assim, a Associação Paulista dos Amigos da Arte torna pública a concorrência da referida contratação com as seguintes exigências e necessidades:
1. OBJETO
1.1. Contratação de empresa especializada em Gestão e Controle de Arquivos, conforme abaixo:
1.2 EQUIPE:
1 assistente administrativo (44 horas semanais)
1 Consultor técnico (20 horas semanais)
1.3 LOCAL DE ATENDIMENTO:
AMIGOS DA ARTE/TEATRO SÉRGIO CARDOSO
Rua Conselheiro Ramalho, 538 – Bela Vista – São Paulo – SP
2. ESPECIFICAÇÕES
a. Ter ERP / Sistema de arquivamento informatizados / backups necessários;
b. Materiais de uso e consumo (pastas/caixas/todo insumo);
c. Prestar consultoria técnica para implantação de melhorias e otimização dos fluxos;
d. Ciclo de vida dos documentos (do momento da produção até a destinação final sendo corrente, intermediário, permanente ou destinação final):
e. Acompanhamento de alterações do documento;
f. Geração de relatórios com lista mestra; (posição mensal, quantidade x tipo, relatório de atividades);
g. Busca rápida e inteligente de documentos;
h. Organização de documentos por relevância e data;
i. Busca por conteúdo inserido no documento;
j. Filtros de título, data, autor, publicador, etc.
k. Documentos online/nuvem;
l. Destinação dos papeis (documentos vencidos) para reciclagem (processo de destruição seguro);
m. Agilidade no acesso;
n. Padronização dos processos;
o. Possuir seguro contra roubos, danos, perdas ou divulgações indevidas;
p. Implementar ferramentas funcionais para a melhor gestão dos arquivos;
q. Criar processos que garantem o controle e o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, considerando sua categoria e suas recomendações de manuseio.
r. Seguir a política de uso e liberação dos documentos, mantendo a segurança;
s. Aplicar técnica de organização dos documentos.
2.1 Rotinas diárias
a. Tratamento, organização e destinação de documentos;
b. Digitalização de contratos, documentos financeiros, contábeis, administrativos, relatórios entre outros, para armazenamento em sistema de gestão de documentos;
c. Atendimento aos usuários (consultas, junta de documentos, organização digital de documentos redução ou aumento de tamanho, adequação a PDF pesquisável, abertura de processos, entre outros);
d. Conservação preventiva (desmetalização, higienização e acondicionamento)
e. Organização e descarte de documentos antigos.
f. Normativa para a produção, organização e tempo de guarda da massa documental – Área-Fim
g. Descrição da produção documental da Área-Fim;
h. Didática para revisão e composição dos dossiês;
i. Normatização das políticas de entrega de documentos e materiais (macroprocesso);
2.2 Controle da tramitação de documentos
a. Rastreamento e identificação da fase na Gestão Documental e/ou sua aplicação;
b. Registro de atendimentos aos usuários e suas solicitações;
2.3 Relatórios de atividades
a. Entrega de relatório mensal e trimestral do atendimento as metas arquivísticas, conforme contrato de gestão;
Das especificações acima devem ser de acordo com os critérios estabelecidos no plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo.
3. OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA
a. O responsável pela empresa deverá aplicar o salário normativo das categorias profissionais de que trata o objeto da presente Chamada Pública, obedecendo a última Convenção Coletiva de Trabalho, que versou sobre o salário das categorias, podendo ser solicitados maiores esclarecimentos sobre a composição dos preços propostos. É vedada a indexação de preços por índices gerais, setoriais ou que reflitam a variação de custos;
b. Disponibilizar treinamentos aos colaboradores para prestação do serviço;
c. Em caso de falta, férias, licença, deverá ser feita a reposição imediatamente para cobertura do posto;
d. O quadro dos funcionários deverá estar permanentemente preenchido, correndo por conta da CONTRATADA a substituição de funcionários em férias, licença, folga, ou que tenham faltado ao serviço, sob pena de inadimplemento contratual;
e. Responsabilizar-se integralmente pelos serviços contratados, nos termos da legislação vigente;
f. Preservar a legislação trabalhista, inclusive quanto à jornada de trabalho e outras disposições previstas em normas coletivas da categoria profissional;
g. Disponibilizar empregados em quantidade necessária que irão prestar serviços, devidamente registrados em suas carteiras de trabalho;
h. Manter todos os equipamentos necessários à execução dos serviços, em perfeitas condições de uso, devendo os danificados serem substituídos em até 24 (vinte e quatro) horas.
i. Assumir todas as responsabilidades e tomar as medidas necessárias ao atendimento dos seus empregados acidentados ou com mal súbito;
j. Cumprir os postulados legais vigentes de âmbito federal, estadual ou municipal e as normas internas de segurança e medicina do trabalho;
k. Instruir seus empregados quanto às necessidades de acatar as orientações do Contratante, inclusive quanto ao cumprimento das Normas Internas e de Segurança e Medicina do Trabalho tais como prevenção de incêndio nas áreas do Contratante;
l. Exercer controle sobre a assiduidade e a pontualidade de seus empregados;
m. Assegurar que todo empregado que cometa falta disciplinar, não seja mantido nas dependências da execução dos serviços ou em quaisquer outras instalações do Contratante;
n. Atender de imediato às solicitações do Contratante quanto às substituições de empregados não qualificados ou entendidos como inadequados para a prestação dos serviços;
o. Fornecer obrigatoriamente cesta básica e vale refeição aos seus empregados envolvidos na prestação dos serviços;
p. Apresentar, quando solicitado, os comprovantes de pagamentos de benefícios e encargos;
4. SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO
4.1. CONTRATADA deverá zelar pelo cumprimento das normas de segurança vigentes e das diretrizes traçadas pela CONTRATANTE, de forma a preservar a integridade física de seus empregados e de terceiros, inclusive servidores municipais, cabendo-lhes a responsabilidade exclusiva por qualquer acidente que venha a ocorrer, no desempenho de suas tarefas.
4.2. As equipes deverão estar devidamente identificadas, no desempenho das tarefas, portarem equipamentos de proteção individual, sempre que necessário.
4.3. Caberá à CONTRATADA zelar pelo perfeito funcionamento das instalações, denunciando com urgência e por escrito as irregularidades ou situações que coloquem em risco a integridade das pessoas, equipamentos e edificações e, neste caso, propor ou apresentar alternativas imediatas para sanar os problemas que, eventualmente, forem identificados nas instalações da AMIGOS DA ARTE e suas Unidades.
5. OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADE DO CONTRATANTE
5.1. O Contratante obriga-se a:
a. Destinar local para guarda de materiais e equipamentos caso necessário;
b. Efetuar periodicamente a programação dos serviços a serem executados pela Contratada;
c. Indicar, formalmente, o gestor e/ou o fiscal para acompanhamento da execução contratual;
d. Aprovar em até 05 (cinco) dias úteis a planilha de medição dos serviços apresentada pela Contratada. Não obstante a Contratada ser a única e exclusiva responsável pela execução de todos os serviços, ao Contratante é reservado o direito de, sem de qualquer forma restringir a plenitude dessa responsabilidade, exercer a mais ampla e completa fiscalização sobre os serviços.
e. CABE AO FISCAL DE CONTRATO Ordenar a imediata retirada do local, bem como a substituição de funcionário da Contratada que estiver sem uniforme ou crachá, que embaraçar ou dificultar sua fiscalização ou cuja permanência na área, a seu exclusivo critério, julgar inconveniente;
6. RESPONSABILIDADE
6.1. Caberá à CONTRATADA a responsabilidade por danos que por ventura venham a ocorrer nas dependências do teatro, durante a vigência do contrato.
7. SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO
7.1. A CONTRATADA deverá zelar pelo cumprimento das normas de segurança vigentes e das diretrizes traçadas pela CONTRATANTE, de forma a preservar a integridade física de seus empregados e de terceiros, inclusive servidores municipais, cabendo-lhes a responsabilidade exclusiva por qualquer acidente que venha a ocorrer, no desempenho de suas tarefas.
8. PRAZO CONTRATUAL
8.1. O prazo do ajuste será de 01/03/2022 a 31/12/2026.
8.2. As partes poderão rescindir o contrato unilateralmente, sem qualquer ônus, a cada ano, na data de aniversário do contrato, desde que comuniquem seu intento à outra parte com antecedência mínima de dois meses.
9. OBRIGAÇÕES GERAIS
9.1. A CONTRATADA responderá por todo e qualquer dano que venha a ser causado por seus prepostos ou subcontratados, à CONTRATANTE ou a terceiros, durante a prestação dos serviços.
9.2. Todos os tributos incidentes sobre a prestação de serviços, bem como os que vierem a ser criados por lei, serão de responsabilidades da CONTRATADA.
9.3. A CONTRATADA se obrigará a fazer constar, explicitamente, de todas as avenças, negociações, contratações ou composições que vier a entabular com terceiros, de qualquer forma relacionadas com as atividades decorrentes da prestação dos serviços, que serão solidariamente responsáveis com a CONTRATADA pelo cumprimento fiel das obrigações nas condições instituídas neste contrato e que a CONTRATANTE estará, a todo o tempo, livre de responder por obrigações ou responsabilidades assumidas pela CONTRATADA, ainda que de maneira solidária ou alternativa, deixando perfeitamente esclarecido, que esses terceiros nada poderão pleitear ou exigir da CONTRATANTE, judicial ou extrajudicialmente, a qualquer título.
9.4. A CONTRATADA responderá por todos os encargos e obrigações trabalhistas, previdenciárias, acidentárias, fiscais, administrativas, civis e comerciais e quaisquer outras inerentes à prestação dos serviços e, sempre que necessário, fará prova do cumprimento das responsabilidades supracitadas.
a. O não cumprimento, pela CONTRATADA, das obrigações de natureza trabalhista, previdenciária e tributária, poderá ensejar a rescisão do contrato pela CONTRATANTE, com a retenção dos pagamentos devidos, no limite dos valores inadimplidos pela CONTRATADA.
f. Contratada se obriga a observar as diretrizes contidas na Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) e na Lei º 13.709/2018 (LGPD).
10. HABILITAÇÃO
10.1. HABILITAÇÃO JURÍDICA
Para participar do certame, os interessados deverão encaminhar exclusivamente para o e-mail suprimentos@amigosdaarte.org.br , juntamente com a proposta, a seguinte documentação:
a. Ficha cadastral preenchida (modelo anexo);
b. Contrato Social e Alterações se houver;
c. CCM (Cadastro da Prefeitura);
d. Certidão Negativa de Tributos Mobiliários, federais, estaduais e trabalhistas;
e. CNPJ (Nº de inscrição da Receita Federal);
f. Inscrição Estadual se for inscrito;
g. RG e CPF do Representante Legal (se for procurador juntar cópia da procuração pública registrada em cartório);
h. Certidão Negativa de falência
i. Certidão negativa de antecedentes criminais dos profissionais que atuarão na prestação dos serviços
j. Dados Bancários da Empresa-Pessoa Jurídica (banco, agência e nº da c/c);
k. Telefone e e-mail para contato.
9.1.1. A não apresentação de toda documentação solicitada nesta Chamada implicará na inabilitação da concorrente e na convocação da segunda colocada.
9.2. HABILITAÇÃO TÉCNICA
9.2.1. Para participar do certame, os interessados deverão encaminhar exclusivamente para o e-mail suprimentos@amigosdaarte.org.br , juntamente com a proposta, documentos que comprovem os seguintes critérios de habilitação técnica:
⦁ A empresa proponente deverá estar constituída há no mínimo 3 anos a contar da data de publicação dessa Chamada, comprovando experiência em ações correlatas ao objeto proposto através de currículos, portfólios e/ou sites.
⦁ Todos os profissionais indicados como equipe mínima devem comprovadamente ter experiência em ações correlatas ao objeto desta chamada;
10. VISTORIA TÉCNICA
10.1. As empresas interessadas, por intermédio dos seus respectivos representantes devidamente habilitados, poderão efetuar vistoria nas instalações da AMIGOS DA ARTE, até o dia 21/02, nos endereços constantes no Item 1.1 e tomar conhecimento das condições para execução dos serviços, devendo apresentar juntamente com a proposta uma declaração de vistoria para cada local, conforme o modelo do ANEXO I, não podendo alegar qualquer desconhecimento como elemento impeditivo da formulação da proposta ou do perfeito cumprimento do contrato.
10.2. As vistorias deverão ser realizadas previamente à apresentação da proposta e, para tanto, a PROPONENTE deverá AGENDAR A VISTORIA, nos dias úteis, na pelos telefones nº (11) 3882.8080 ou (11) 95031-3415, no horário das 9 às 17 horas, com Bruna ou Claudia.
11. PREÇOS E CONDIÇOES DE PAGAMENTO
11.1. Os serviços serão remunerados mensalmente, após fechamento do período até o último dia de cada mês, no prazo de 10 (dez) dias úteis contados da apresentação de nota fiscal, do relatório gerencial com descrição dos serviços prestados e de documentação comprobatória do cumprimento de obrigações de natureza fiscal, trabalhista e previdenciária.
11.2. Para fins do disposto na cláusula anterior, a Contratada deverá apresentar à Contratante dos seguintes documentos:
Mensalmente(i) Holerites e comprovantes de pagamento de salários;(ii) Pagamentos de benefícios, conforme convenção coletiva;(iii) Cartões de ponto e pagamento de eventuais horas extras;(iv) Comprovante de pagamento de FGTS;(v) Comprovante de pagamento de INSS (no seu caso é o de saldo);
No início do contrato e a cada 12 meses:(vi) Convenção Coletiva da Categoria;
(vii) Ficha de entrega de EPI;
(viii) PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional): Documento enviado em conjunto ao PGR ou PPRA, visa atender toda a parte médica exigida;
(xii) Atestado de Saúde ocupacional;
Quando houver (na contratação ou demissão)
(xiv) Ficha de registro;
(xv) Exame admissional;
(xvi) TRCT e pagamento de verbas rescisórias em caso de dispensa.
11.3. Correrão por conta da CONTRATADA os encargos tributários, previdenciários e trabalhistas, dissídios trabalhistas coletivos de categoria mão-de-obra, despesas com aquisição de uniformes, equipamentos, materiais, transportes, etc., além de outros gastos de qualquer natureza, inclusive com fornecimento de vale-transporte aos funcionários destacados para os serviços.
12. DA PROPOSTA
12.1. Os interessados deverão enviar a proposta devidamente preenchida, em papel timbrado da empresa, datada e assinada, juntamente com os documentos de habilitação jurídica e habilitação técnica acima indicados, para o email: suprimentos@amigosdaarte.org.br.
12.2. A proposta deverá contemplar o valor referente à prestação dos serviços pelo período de 12 meses.
12.3. Caso o proponente seja o escolhido, via física da proposta original deverá ser enviada por correio A/C: SUPRIMENTOS para o endereço da Rua Conselheiro Ramalho, 538 – Bela Vista – São Paulo – SP – CEP: 01325-000.
13. INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR
⦁ Os serviços solicitados nesta Chamada poderão ser fracionados a título de economicidade para a Associação;
⦁ A AMIGOS DA ARTE poderá ainda solicitar esclarecimentos sobre as propostas e/ou documentos enviados, assim como solicitar outros documentos não relacionados nesta Chamada, caso julgue necessário;
⦁ Fica reservado à AMIGOS DA ARTE o direito de confirmar ou não a realização desta contratação, de acordo com sua necessidade ou conveniência.
⦁ A não apresentação de toda documentação solicitada nessa Chamada pela empresa vencedora da concorrência implicará na exclusão da mesma, ficando a segunda melhor oferta como ganhadora que deverá atender as exigências no prazo estabelecido.
14. CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO: Menor Preço
